Để kĩ năng tổ chức sự kiện nên là một kĩ năng sống

Sau khi tốt nghiệp trung học phổ thông, mình sang Úc du học theo chương trình cử nhân bằng tổ chức sự kiện quốc tế. Nếu các bạn hỏi tại mình lại chọn ngành này thì mình chỉ có thể trả lời rằng: À tại thời điểm đó, không hiểu sao bố mẹ bắt đầu hướng cho mình đi du học nên mình cũng bắt đầu tìm hiểu về các ngành nghề. Nói thật là mình cũng không biết mình thích gì, nhưng mình biết rõ những gì mình không thích: Mình không thích học về tiền bạc (tài chính, kế toán, ngân hàng). Một ngày cuối tuần mình đi coi hội thảo du học với chị gái mình để tìm hiểu thêm thì bắt gặp một đơn vị tư vấn du học lúc đấy đại diện cho trường mình Blue Mountains International Hotel Management School. Sau một vài nốt nhạc, mình thấy trường có hai chương trình cử nhân là Quản trị khách sạn & nghỉ dưỡng (Bachelor of International Hotel and Resort Management) và chương trình còn lại là Quản lý và tổ chức sự kiện (Bachelor of International Event Mangement), linh tính của một cô gái tuổi 17 mách bảo là mình nên học ngành sự kiện vì thấy nó hay. Vậy ra một vài tháng sau mình lên đường đi du học cái ngành mà mọi người hay nói với mình lúc đó là: ngành này đang ‘hot’.

Lúc đi học rồi thì thực sự thấy mình may, cái may ở đây chỉ là hình như tính chất của công việc này khá hợp với tính cách của mình nên chắc sẽ không đến mức đi học xong rồi lại tìm một việc trái ngành. Mình nhớ có một người nói với mình là: “Tổ chức sự kiện thì có gì mà phải học? Ai mà chẳng tổ chức được!”. Ừ, mọi người nói cũng đúng, vì nói thật là cái gì mà chẳng thành sự kiện được. Ví dụ hôm nay có một em bé ra đời hay hôm nay tôi đi chợ. Sự kiện đó có tên là: Hôm nay tôi đi chợ và tôi sẽ lên kế hoạch cho việc đi chợ đó của tôi để tôi biết mình phải mua gì trước khi đi chợ, chuẩn bị khoảng bao nhiêu tiền, quyết định chợ nào để đi, hàng nào để mua theo số lượng bao nhiêu, hàng này có bán mắc hay bán rẻ, đi một mình hay rủ thêm ai, mất bao lâu để đi, đi bằng cái gì rồi mua xong để làm gì, nấu cái gì và như thế nào. Các bạn có thấy việc đi chợ này nhức đầu không? Nếu suy nghĩ kĩ thì việc mình lựa chọn học tổ chức sự kiện cũng giống như việc quản lý cuộc đời vậy. Mình tin rằng kĩ năng tổ chức sự kiện nên là một kĩ năng sống và là nhân tố giúp cho bạn thành công trong cuộc sống.

Mình hay so sánh ngành tổ chức sự kiện giống như trò chơi xếp hình Puzzle, bạn phải dùng trí óc để ghép các mảnh ghép vào với nhau thành bức tranh hoàn chỉnh. Trò chơi khó hơn khi bức tranh lớn hơn, số lượng mảnh ghép nhiều hơn trong khi kích thước các mảnh ghép lại nhỏ lại, có rất nhiều các mảnh ghép giống nhau nhưng điều thú vị là, không có hai mảnh ghép nào là giống hệt nhau, cũng giống như con người vậy, mỗi người là một cá thể đặc biệt, mỗi mảnh ghép lại là một đơn vị độc lập, không trùng lặp và là mảnh ghép duy nhất. Các mảnh ghép này giống như những “mắt xích” trong một chuỗi sự kiện mà khi mất đi mảnh ghép này, mọi yếu tố khác sẽ bị ảnh hưởng.

Ngành sự kiện có thú vị không?

Ngành sự kiện thực sự là một ngành thú vị và tùy thuộc vào khả năng cũng như việc bạn ưa thích lĩnh vực nào, bạn có thể tham gia vào việc tổ chức các sự kiện lớn nhất hành tinh, mà thông thường là các sự kiện thể thao như World Cup hay Olympics Games, các sự kiện chính trị, doanh nghiệp, lễ hội, sự kiện kêu gọi từ thiện hay những sự kiện mang tính chất cá nhân nhiều hơn như tiệc cưới, tiệc sinh nhật và cả những sự kiện mang nhiều mục đích kết hợp từ các loại sự kiện trên. Lúc bắt đầu đi học, ai cũng nói với mình: Ngành sự kiện rất lớn, không phải là ngành tổ chức tiệc cưới đâu, nhưng cứ tìm hiểu về việc tổ chức tiệc cưới vì đây là một phần thú vị của mảng sự kiện.

Thực sự nó rất thú vị vì mỗi đám cưới là một câu chuyện, và bản thân bạn đóng vai trò là wedding planner sẽ thực sự thấy được như thế nào thì được gọi là làm-dâu-trăm-họ. Có một người bạn thân thiết trong ngành cưới của mình thường nói là: “Vì hôn nhân rất chán, nên đám cưới phải vui”. Cũng đúng thôi, vì hôn nhân lý tưởng có thể rất khó, nhưng đám cưới lý tưởng thì cũng không có gì là khó khăn lắm, đặc biệt là khi bạn là một wedding planner tốt hoặc tìm được một wedding planner tốt và đặc biệt nếu bạn có tiền hoặc thật nhiều tiền. Ý mình ở đây chỉ là, nếu có đủ điều kiện tài chính thì không phải mỗi cưới mà gần như làm gì cũng dễ dàng hơn thôi.

Làm sự kiện là làm gì? Có phải làm MC không? Có nhiều cơ hội thăng tiến không? Có kiếm được nhiều tiền không?

Đây là câu hỏi mà bố mẹ, đặc biệt là mẹ hay hỏi mình: “Thế làm sự kiện là con làm gì? Có phải làm MC không?”. Thực sự là càng lớn mình càng thấy khó giải thích về những gì mình làm, đến giải thích cho bản thân mình cũng ngày càng khó hơn nên việc giải thích cụ thể cho mẹ lại có phần phức tạp. Đợt gần đây khi tham gia vào một số nhóm tổ chức sự kiện trên Facebook, mình hay bắt gặp các câu hỏi như: “Em học sự kiện thì có được ngồi VĂN PHÒNG không?” hay “Em học ngành tài chính thì có theo đuổi công việc tổ chức sự kiện không”. Câu trả lời là có, bạn muốn làm gì cũng được, bạn làm MC cũng là một phần của sự kiện, bạn làm kế toán cũng là một phần của sự kiện, bạn làm an ninh cũng là một phần của sự kiện. Vậy nên mình nghĩ cách tiếp cận nên là: “Với kiến thức và kinh nghiệm của em trong lĩnh vực này và em yêu thích ngành sự kiện, em có thể đóng vai trò nào trong công tác tổ chức sự kiện?”. Nếu bạn có khả năng điều phối và lập kế hoạch, sau một thời gian học hỏi kinh nghiệm, bạn có thể có các cơ hội thăng tiến và trở thành các vị trí Event Manager hoặc Event Planner, là những vị trí chủ chốt để lên kế hoạch cho sự kiện từ công tác chuẩn bị đến công tác hậu kỳ. Và nếu bạn vẫn tiếp tục thắc mắc, hãy nhớ rằng: “Ngành sự kiện rất lớn”. Thực ra nếu nói một cách bao quát thì ngành nào cũng lớn, và trong cái lớn của các ngành thì vị trí nào cũng cần. Ví dụ như, một trong những khách hàng của mình là Baker & McKenzie, một trong những hãng luật lớn nhất trên thế giới, họ có một công ty riêng tên là Baker & McKenzie Meetings & Events, chỉ để tổ chức sự kiện của hãng. Như vậy đấy, câu trả lời ở đây là, bất kể bạn theo đuổi ngành nghề gì, cơ hội của các bạn cũng ở khắp nơi, đừng đóng khung các cơ hội của mình và cũng đừng dập khuôn là công việc này thì phải thế này hay phải thế kia. Vậy nên cơ hội thăng tiến hay tiền nhiều hay ít phụ thuộc rất nhiều vào chính bản thân bạn thôi.

Để thành công trong việc tổ chức sự kiện chắc mình phải biết tất cả mọi thứ?

Không hẳn đâu, nhưng nếu bạn biết nhiều thì sẽ là một lợi thế vì xác suất thành công cho sự kiện của bạn cũng sẽ tăng lên. Ví dụ bạn có khả năng giao tiếp tốt và linh hoạt, có thể đứng trên sân khấu thì bản thân bạn cũng tự tạo ra một phương án B để chữa cháy trong trường hợp người dẫn chương trình (MC) của bạn không may vắng mặt. Nếu bạn có khả năng thẩm định về mỹ thuật, ẩm thực hay âm nhạc, bạn cũng có thể giúp khách hàng đưa ra các quyết định chuẩn xác hơn. Vậy nếu trường hợp có các kĩ năng bạn không biết? Cũng chẳng sao cả, vì có ai yêu cầu bạn phải biết hết mọi thứ đâu, bạn tìm “chuyên gia” cho từng lĩnh vực nhé, và đảm bảo bạn tìm đúng người, đúng việc cho đúng thời điểm nha.