Việc tìm người: Wedding Planner

Hôm nay kể về lần đầu tiên mình làm Wedding Planner nha. Mình nghĩ bản thân mình chính là một ví dụ điển hình của cái có tên là việc tìm người. Nguyên nhân là mình chẳng bao giờ có cơ hội để chọn mình sẽ làm gì, mà việc cứ ập tới. Có nhiều việc chưa làm bao giờ, nhưng tại nó đến tay thế là thôi cứ thử, xong thành thật, ví dụ như đang yên đang lành, tự dưng bị/được gọi là “wedding planner”. Hồi cuối 2015, mình đang làm việc trong team “InspiredMeetings” tại Sofitel Plaza Hanoi (Hiện tại là Pan Pacific Hanoi). Công việc của “InspiredMeetings” planner (Event & Catering Sales Planner/Manager) là để mang doanh thu mảng sự kiện về cho khách sạn thông qua việc lập kế hoạch bán/cho thuê dịch vụ hoặc địa điểm phục vụ mục đích hội nghị, tiệc, giải trí, ẩm thực và 1,001 nhu cầu khác.

Tiệc cưới đầu tiên do mình phụ trách với vai trò là Wedding Planner tại khách sạn Sofitel Plaza Hanoi (đã đổi tên thành Pan Pacific Hanoi)

Vào một ngày đẹp trời, có hai anh này đến coi địa điểm cưới. Mình không phụ trách mảng cưới, nhưng không hiểu sao hôm đấy có nguyên nhân gì mà mình lại dẫn hai anh này đi coi phòng. Coi xong các kiểu xong hai anh này đi về rồi một trong hai người gọi điện lại cho mình xong nói là: “Anh chọn được ngày rồi, em làm tiệc này cho anh nhé”. Mình chẳng biết giải thích như thế nào, chẳng lẽ lại nói là không phải việc của em này kia thì hơi kỳ. Nhưng thấy hai đồng chí này có vẻ cũng bí hiểm nên sau khi bàn bạc với team, mình đã nhận lời làm sự kiện này. Vậy là hành trình làm wedding planner bắt đầu. Sau khi hỏi một số câu hỏi căn bản về quy mô và yêu cầu này kia, thì anh này chỉ nói một câu: “Đây là tiệc cưới của anh trai anh, bọn anh lo, anh ấy không ra mặt đâu. Anh không biết phải làm thế nào đâu, nhưng phải đẹp, phải làm hoa tươi, bánh cưới phải to”. Mình ngồi nghĩ trong đầu, ủa thế nào mới là đẹp hả người. Xong đột nhiên nghĩ, mấy ông anh này có vẻ làm kinh doanh, có khi lại quan trọng chuyện số mệnh, tuổi tác các thứ, thế là mình hỏi coi chú rể sinh năm bao nhiêu để mình lên ý tưởng tiếp.

Hình ảnh cung cấp bởi: Voan Wedding & Consultants

Nói thật là giờ mình cũng chẳng nhớ họ cưới vào ngày nào, chỉ nhớ là tháng 11/2015. Tại thời điểm đấy, mình bắt đầu lên kế hoạch để liên hệ với một vài nhà cung cấp và trang trí để cùng lên ý tưởng. Mình cũng chẳng nhớ chú rể sinh năm bao nhiêu (chỉ nhớ là cũng không trẻ lắm) và sau khi chọn được nhà cung cấp thì nhận được hai lựa chọn về màu là vàng gold hoặc tím. Lại nói về việc chọn đối tác, mình sẽ không quên vụ này, là vì mình có liên hệ với 3 bên, xin phép được giấu tên 2 đơn vị và sẽ tiết lộ đơn vị mà mình lựa chọn sau.

Đơn vị thứ 1, rất nhanh và rất chuyên nghiệp, không hỏi gì nhiều phức tạp, dựa trên thông tin mình đưa cho gửi luôn một bản proposal rất chuyên nghiệp. Đơn vị thứ 2, chị này cũng có tiếng trong ngành cưới, gọi cho mình nói là chị cần gặp chú rể. Mình nghe thấy yêu cầu là cần gặp chú rể xong thì hơi e ngại vì chú rể đã dấu mặt từ đầu, nên mình có nói là em sợ hơi khó. Thế xong chị này làm một câu rất to và dõng dạc: “Em nói với họ là chị rảnh vào giờ này ngày này, chú rể có là ông trời thì cũng phải gặp chị”. Mình nghe xong cũng hơi sợ, lúc đấy mình cũng còn non nên dạ dạ vâng vâng cho xong, từ hồi đấy mình cũng không dám liên hệ với đơn vị này nữa vì mình sợ (hihi). Đơn vị thứ 3 là VOAN Wedding & Event Consultants thì cũng nhanh như đơn vị thứ nhất vậy, phản hồi nhanh, tư vấn nhiệt tình, có cái hay là lại ở ngay gần mình, thế là họ đặt hẹn qua gặp mình trực tiếp. Đúng là nhất cự ly nhì tốc độ, xong lại còn lịch sự, nhẹ nhàng. Mình chỉ thích những người nhẹ nhàng thôi nha các bạn, bình thường đã phải làm việc với nhiều con ông trời lắm rồi mà đối tác còn muốn nói to là tôi cho nói một mình luôn đấy 😞

Chắc vì đối tác của tôi cũng nhẹ nhàng và phù hợp với “con ông trời” nên trời thương để chốt luôn kế hoạch. Họ nói màu tím thì hơi kỳ nên chọn màu vàng gold là theme màu chủ đạo. Quá trình chuẩn bị diễn ra khá suôn sẻ, có một số bất đồng quan điểm xong cũng xử lý được, chỉ trừ một vụ mà chút xíu nữa thì hỏng hết câu chuyện. Sự cố của tôi có tên là khăn trải bàn màu vàng gold 😔 Khách yêu cầu theme là vàng gold và khăn trải bàn là vàng gold. Nói thật với các bạn là mình hơi bị chủ quan vụ này. Khách sạn mình chỉ có hai màu khăn trải bàn là đen và trắng. Nên vì chủ quan nên mình nghĩ chắc dùng khăn trắng rồi runner vàng gold cũng okay, rồi ánh đèn, hoa các thứ vào cũng ổn. Tiệc sẽ diễn ra vào 11h trưa hôm sau, chiều hôm đấy việc set up cũng gần hoàn tất nhưng đến rất muộn khách mới vào kiểm tra. Khoảng 11h đêm mình nhận được điện thoại: “Em ơi, khăn trải bàn màu vàng gold của anh đâu? Anh không đồng ý khăn màu trắng đâu, em xử lý cho anh đi”. Đối tác gọi cho mình tỏ vẻ quan ngại vì khả năng tìm sẽ không kịp. Mà đêm rồi ko ai bắt máy.

Thế xong sáng hôm sau, gọi cho hết người này đến người kia cũng không giải quyết được. Đối tác của mình chợt nhớ ra ý mình nên gọi thử cho khách sạn Hà Nội, ngày xưa anh ấy cưới ở đấy nên chắc chắn họ có khăn trải bàn này. Mình chợt nhớ ra là mình có biết anh giám đốc bên KS Hà Nội vì trước đây họ là khách hàng của mình ở công ty cũ. Thế nên đã phải nhờ sếp cũ kết nối xong mình gửi email chờ phản hồi. 8h sáng mình lang thang ngoài đường để tiếp tục tìm kiếm khăn trải bàn màu vàng gold, tìm đến cả mấy xưởng may các thứ mà chẳng giải quyết định gì. Xong bỗng dưng lại nhớ ra một người anh cũng làm sự kiện, mình nghĩ thôi cứ hỏi 100 người kiểu gì chẳng tìm được một cái gì đấy. Thật kỳ diệu, anh này nói, em gọi cho thằng này đi, kiểu gì nó cũng có, cái gì nó cũng có. Mình mừng quá gọi ngay thì số của anh ấy không liên hệ được. Trong lúc chán nản định bỏ cuộc rồi, thì mình nghĩ, thôi cứ báo cho anh kia một câu: “Anh ơi, em gọi rồi nhưng anh ấy không bắt máy, hay em gọi sớm quá nhỉ, anh có cách nào giúp em không?”. Anh kia trả lời mình ngay lập tức: “Xin lỗi em, anh vừa gửi nhầm số, em gọi số này nhé”. Thế là mình mừng như bắt được “vàng gold”, gọi ngay và anh kia nói to và dõng dạc: “Em cho anh số lượng và địa chỉ giao hàng, anh chuyển đến ngay cho em”. Mình thở phào nhẹ nhõm, 9h sáng nhắn về khách sạn là khăn trải bàn đang trên đường đến, cả khách sạn thở phào vì phải đợi khăn trải bàn đến mới hoàn thiện được set up. Cùng lúc này, anh giám đốc bên khách sạn Hà Nội mới bắt đầu vào làm việc, anh ấy nói có khăn trải bàn mình cần và sẽ gửi đến. Mình định cảm ơn và từ chối vì đã có bên khác cung cấp rồi, nhưng bàn lại với đối tác thì nói thôi cứ mượn, ai mà biết có chuyện gì xảy ra, với cả cứ mượn xem cái nào đẹp hơn thì dùng. Thế là kiếp nạn đầu tiên đã vượt qua.

Có thêm cái kiếp nạn là bánh cưới “to thật là to” mãi không đến. Hỏi ra mới biết, vì bánh to quá nên cho vào xe không vừa, họ phải vác bằng tay đi dọc đường Yên Phụ mang đến, may là vẫn kịp giờ.Thôi thì cảm ơn ông trời, sự kiện diễn ra thành công. Khách nói gà của khách sạn không ngon bằng gà quê nhà họ, âu cũng là vì khách sạn mình không tự nuôi gà được, chứ tự nuôi thì chắc cũng ngon vậy. Làm xong tiệc cưới này, sếp mình giao luôn cho mình cả mảng cưới luôn, thế là mình thành Inspired Wedding Planner chỉ trong một nốt nhạc 😆

Có một kiếp nạn mang tên “bánh cưới”

P/S: Thực ra trên kia mình cũng nói cho vui, không phải ngẫu nhiên mà bạn có thể trở thành Wedding Planner chỉ vì bạn thích là được. Nguyên nhân mình có thể làm được công việc này vì bản thân đã có kiến thức chuyên môn về ngành sự kiện, mình nghĩ mình có thể tiếp nhận công việc này vì mình có khả năng điều phối cũng như cách đánh giá sự việc và con người tương đối ổn. Mình không phải là người sáng tạo và nghĩ ra 1,001 thứ trên đời, nhưng mình tin tưởng là mình có thể tìm được những người đủ sáng tạo để đạt được tiêu chí mà khách hàng hài lòng, như vậy cũng là tạm ổn rồi nhỉ.

#kinhnghiemwp

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s